As centenas de pastas coloridas, enfileiradas em diversas prateleiras da Coordenadoria de Atendimento e Arquivo guardam muito mais do que papeis e anotações antigas. Elas contam um pouco da história da Administração Estadual do Meio Ambiente (Adema). No local, são arquivados os processos técnicos gerados pelo órgão e, assim, é feito o controle de todos os procedimentos de licenciamento e fiscalização ambiental desenvolvidos pela Autarquia.

No local, as atividades são constituídas através de montagem de processos, classificação, organização, além do controle de entrada e saída de documentos. Segundo a coordenadora do setor, Deise Maria Meneses, o trabalho é realizado para suprir a demanda organizacional dos processos técnicos, jurídicos e administrativos. Bem como as denúncias, autos de infrações e notificações. “À medida que os processos saem do setor de atendimento, eles são encaminhados ao arquivo para serem montados de acordo com os requerimentos exigidos pelo órgão. Após essa primeira etapa de montagem, o processo é arquivado nas pastas, sendo classificados por ordem crescente”, explica.

Durante o trabalho — realizado por sete funcionárias e uma estagiária –, é desenvolvido o tratamento arquivístico e, a partir disso, o material é direcionado aos setores responsáveis.

Depois de executados todos os procedimentos padrão, o documento é reencaminhado ao Arquivo, ficando a disposição da Autarquia e da sociedade como um todo. “Atualmente, o nosso arquivo físico é composto de processos gerados a partir do ano de 2008”, acrescenta.

Dados

Nos três primeiros meses de 2018, o setor realizou o arquivamento de 262 processos administrativos, 48 processos de denúncias e 336 processos técnicos.

Ao todo foram 646 processos técnicos executados neste período, tendo uma média de 215 por mês.

 

Última atualização: 1 de novembro de 2018, 07:20 AM